Korjaavan palautteen antamisen vaikea taito

Palautteen antaminen on usein vaikeaa eikä sen vastaanottaminenkaan ole aina helppoa. Kriittisen palautteen antaminen on vieläkin vaikeampaa - ainakin, jos haluaa, että viesti menee perille ja jokin oikeasti muuttuisi sen seurauksena.  Puhutaan paljon KORJAAVASTA ja RAKENTAVASTA palautteesta, kun pyritään siihen, että moittimisen sijaan saataisiin ennen kaikkea aikaiseksi positiivisia muutoksia.

Ensimmäinen kynnys (minun mielestäni) negatiivisen palautteen antamisessa on se, että sen antaminen on usein joko liian vaikeaa tai liian helppoa.  Joidenkin mielestä ikävien asioiden esille nostaminen ei ole ollenkaan vaikeaa ja he tekevätkin sen mutkattomasti. He eivät mieti sanojaan tai niiden sävyjä sen kummemmin kuin palautteen antamisen paikkaa, aikaa kuin oikeastaan mitään muutakaan. He sanovat asian silloin, siellä ja siten kuin sillä hetkellä tuntuu. Tuloksena onkin usein enemmän tai vähemmän mielensä pahoittamista ja korjaavaa vaikutusta tavallisesti todella vähän.

Meille, joiden mielestä ikävien asioiden esille nostaminen ei ole ihan helpompia juttuja, palautteen antamisen lykkääminen on hyvä vaihtoehto, jos asia ei ole vielä akuutti. Toivomme monesti, että tilanne korjaantuisi itsestään eikä siihen tarvitsisi puuttua. Joskus näin käykin. Mutta joskus tilanne kasvaa ja tarve palautteen antamiseen kasvaa vähintään samassa suhteessa. Kunnes se sitten on annettava. Palaute siis. Ja koska tehtävä on ikävä, mutta vaihtoehtoja ei ole, tulemme vihaisiksi, äkäisiksi, ärtyisiksi ja/tai ahdistuneeksi. Ja se sitten kuuluu isosti palautteessamme. Palaute lähtee kuin sampanjapullon korkki. Jos negatiivisen palautteen saaminen on muutenkin ikävää, kiukkuisen ja ärtyneen negatiivisen palautteen vastaanottaminen on vielä paljon ikävämpää. Eikä siitäkään seuraa hyvää.

Maltti on valttia kielteisen palautteen antamisessa. On hyvä, jos malttaa antaa palautteen ajoissa, mutta valmiiksi pureskeltuna. Joskus on tarpeellista jakaa moitetta (moninkertainen rötöksen uusija), joskus pelkkä kannustus erilaiseen toimintatapaan riittää (ensikertalainen tai satunnainen töppäily). Keksin hyvin vähän tilanteita, jolloin mitenkään voisi olla tarkoituksenmukaista vyöryttää omaa pahaa mieltä ja oloa eteenpäin palautteen saajalle. Etenkin työelämässä tavoiteena on useammin saada asiat sujumaan kuin tasoittaa tilejä.

Monesta paikasta olen lukenut ja kuullut 5:1 palautestrategiasta. Mainintoja löytyi helposti esimerkiksi Ajattelun ammattilaisen blogista. Humapin konsultti Anneli Tuura on myös esittänyt minulle tästä myös tutkimustietoa, vaan päähäni jäi vain Annelin esitys. Mutta 5:1 -strategian mukaan positiivista palautetta pitäisi antaa tässä suhteessa negatiiviseen palautteeseen, kun työsuhde toimii hyvin (nyt täytyy muistuttaa, että esitän asian niin kuin se on mieleeni jäänyt). Pelkkä positiivinen palaute ei auta kehittymään. Mutta korjaavan palautteen vastineeksi tarvitaan viisinkertainen määrä kannustavaa palautetta.

Kun lisäksi muistetaan muita hyviä palautteen antamisen periaatteita, ollaan jo pitkällä.


Kollega.fi -sivustolla annetaan yksinkertaiset ohjeet palautteen antamiseen:

• Valitse hyvä hetki, kuitenkin siten, että tapahtunut tilanne on tuoreessa muistissa.
• Osoita välittäväsi ja ole avoin.
• Anna korjaava palaute kahden kesken (eikä esimerkiksi sähköpostitse).
• Huomioi oma mielentilasi, pysy neutraalina vaikka toinen olisi puolustuskannalla.
• Ota tavoitteeksi, että haluat auttaa toista oppimaan.

kuvituskuva - 123rf